Åpenhetsloven – du må starte jobben nå!
Den 1. juli i år trådte åpenhetsloven i kraft. Her forklarer advokatene i Bull hva dine plikter er.
Merk at denne artikkelen er over ett år gammel, og kan inneholde utdatert informasjon.
Om artikkelserien
Jushjørnet er levert av advokatene i Bull. Bull er et advokatfirma med i underkant av 60 advokater. Firmaets fagmiljø innen transport, spedisjon og transportforsikring er blant Norges mest anerkjente. Denne artikkelen er skrevet av advokat Saloume Djoudat (sd@bull.no) og advokatfullmektig Sara Lamøy Engberg (sle@bull.no)
Lovens hovedformål er å fremme virksomheters respekt for anstendige arbeidsforhold og grunnleggende menneskerettigheter i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester. Gjennom åpenhetsloven pålegges virksomheter å foreta risikovurdering av egne leverandører og forretningsforbindelser. Risikovurderingen skal være grunnlaget for en redegjørelse som skal publiseres offentlig innen 30. juni 2023. I tillegg har selskapene som er omfattet av loven en informasjonsplikt.
Veiledning sentralt
Det har snart gått et halvt år siden loven trådte i kraft, og alle selskaper som er omfattet bør være i gang med arbeidet. Forbrukertilsynet, som er tilsynsmyndighet, har varslet at veiledning vil stå sentralt i deres arbeid den første tiden etter lovens ikrafttredelse. Forbrukertilsynet er imidlertid klare på at åpenbare eller omfattende brudd vil bli sanksjonert. Dette kan for eksempel være klare brudd på informasjonsplikten, eller at virksomheten ikke har påbegynt arbeidet med å innrette seg etter loven.
Hvilke selskaper er omfattet av loven?
Slik loven er utformet nå, gjelder den for i underkant av 9000 norske virksomheter. Loven omfatter «større virksomheter». Dette er virksomheter som enten oppfyller vilkårene i regnskapsloven § 1–5 (store foretak), eller som overskrider to av tre nevnte terskelkriterier:
- Salgsinntekt på 70 millioner kroner,
- Balansesum på 35 millioner kroner,
- Gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk.
Morselskaper er omfattet hvis mor- og datterselskapene samlet oppfyller vilkårene.
Hvilke plikter pålegger loven virksomhetene?
For å oppnå formålet med loven pålegges virksomhetene tre hovedplikter:
1. Aktsomhetsvurdering
For det første må virksomheten foreta en såkalt aktsomhetsvurdering av seg selv, sine leverandører og forretningspartnere. Det betyr i praksis at virksomheten må kartlegge seg selv og sine leverandører. Basert på kartleggingen må virksomheten gjøre en vurdering av hvor det er størst risiko for brudd på anstendige arbeidsforhold og grunnleggende menneskerettigheter. Hvis virksomheten vurderer risikoen for brudd til å være høy hos en eller flere leverandører, innebærer kravet til aktsomhet at virksomheten iverksetter tiltak for å forsøke å avdempe risikoen. Hvilke tiltak som iverksettes må ses i lys av lovens formål, som er å sikre anstendige arbeidsforhold i alle ledd av næringskjeden. Et tiltak kan for eksempel være å gå i dialog med den aktuelle leverandøren om å endre adferd eller praksis. Dersom det er for sent å endre på situasjonen, kan et tiltak være å foreta nærmere undersøker, betale erstatning eller rett og slett unnskylde overfor de som har vært utsatt for et brudd.
2. Redegjøre for funn
Virksomheten skal rapportere funnene fra aktsomhetsvurderingen i en årlig redegjørelse. I tillegg til en generell beskrivelse av virksomheten og arbeidet med åpenhetsloven skal redegjørelsen inneholde de vesentligste funnene i aktsomhetsvurderingen. For å oppnå formålet med større åpenhet, skal redegjørelsen publiseres lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider, og kan også inngå i redegjørelsen om samfunnsansvar etter regnskapsloven § 3–3 c.
3. Svare på informasjonskrav
Det følger av loven at «enhver» har rett på informasjon fra virksomheten om hvordan man håndterer risiko i leverandørkjeden. Virksomheten skal i utgangspunktet svare på informasjonskrav innen tre uker etter at kravet er mottatt. Fordi informasjonsplikten er mer vidtrekkende enn det som skal publiseres i den årlige redegjørelsen, betyr det at virksomheten kan være nødt til å svare på mer konkrete spørsmål.
Hvordan komme i gang med arbeidet?
Mange selskaper syns det er utfordrende å vite hva som ligger i kravet til aktsomhetsvurderinger og risikoklassifisering av leverandører. Dette krever en del kunnskap, men det aller viktigste er å faktisk komme i gang med arbeidet. Derfor har vi satt opp noen eksempler på tiltak virksomheten kan (og bør) ha satt i gang.
1. Tiltak internt i selskapet:
- Forankre ansvar for etterlevelse i selskapets styre
- Fordel ansvaret nedover – i innkjøp, HR og andre relevante avdelinger
- Gjennomgå og tilpasse interne rutiner og retningslinjer
- Informasjonskrav – planlegg for mottak og håndtering av slike
- Lag en oversikt over selskapets leverandører og forretningsforbindelser
- Forbered og send ut spørsmål til selskapets leverandører for å avdekke eventuelle brudd eller risiko for brudd
2. Tiltak eksternt:
- Vurder å legge ut informasjon om selskapets etterlevelse av åpenhetsloven på hjemmesider
- Innta krav, kontrolladgang og sanksjonsmuligheter i avtaler med leverandører
Hva er konsekvensen ved brudd?
Brudd på loven kan sanksjoneres med forbud eller påbud, tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr. Åpenhetsloven forvaltes av Forbrukertilsynet, som har kontroll- og håndhevingsmyndighet. Det skal altså føre tilsyn, men de skal også gi veiledning. Vi anbefaler å ta en titt på forbrukertilsynets hjemmesider, som inneholder mye nyttig informasjon.
