Verdens største logistikkjobb

- Det vi gjør er at vi setter sammen den mest komplekse supply chain i verden, og etter lekene tar vi den fra hverandre igjen.

Det sier Derek Irving i UPS. Han er logistikkselskapets operasjonssjef under OL og Paralympics i London i sommer.

De olympiske lekene i den britiske hovedstaden har enorme dimensjoner. Og i september 2009 fikk UPS kontrakten med å være lekenes eneleverandør av logistikktjenester.

- Det er virkelig enormt. OL er den største logistiske operasjonen i fredstid noen sinne. Og Paralympics er den nest største. Det er en utrolig komplisert operasjon, men vi er trygge på at vi vil levere alt korrekt, sier Irving til MT.

UPS har erfaring med OL-logistikk fra Atlanta i 1996 (UPS’ hjemby), Sydney i 2000 og Beijing i 2008.

Har ansvar for alt

Ifølge Irving ligner operasjonen i London en del på den i Beijing for fire år siden. Men i London har UPS hovedansvaret, mens kinesiske myndigheter og det kinesiske forsvaret tok unna mye i Beijing. I London har UPS fått ansvaret for absolutt alt, og arbeider tett sammen med organisasjonskomiteen LOCOG.

- En av grunnene til at vi er så entusiastiske nå, er at vi kan vise fram hele spekteret av våre tjenester, ivrer Irving.

Til sammen har UPS ansvaret for at rundt 30 millioner gjenstander er på rett plass til rett tid. Blant disse er én million enheter med sportsutstyr.

- Ca. 40% av sportsutstyret er gulv til hallene, men i tillegg er det alt fra banedekke, staver til stavsprang, madrasser og nett til landhockeymål, sier Irving. (Se egen faktaboks med flere tall fra logistikk-OL)

- I tillegg er det mange andre typer gjenstander. Blant annet 15.000 pc-er som trengs for å få lekene til å fungere. Og alle pc-ene må konfigureres til sitt bruk. Akkurat det tar IT-selskapet Atos seg av, forteller Irving.

90.000 m2 lager

Irving snakker med MT via telefonkonferanse fra et av to store lagre som er ombygd til London-OL. Han sitter i havnebyen Tilbury ved utløpet av Themsen, mens det andre lageret er i Stevenage like nordøst for OL-byen.

- Vi har rundt 90.000 m2 lager dedikert til OL på to steder. Ett i Stevenage og ett i Tilbury. Dette var eksisterende lagre som vi har kunnet bygge om etter våre ønsker. Det har vi planlagt i detalj, og har dermed økt anvendeligheten til bygningene. Vi er også stolte av at 90%av de ansatte på lagrene er fra lokalområdene rundt, sier Irving.

Til sammen vil rundt 1100 UPS-ansatte jobbe med OL-logistikken når den er på sitt travleste. Til sammen brukes 150 ulike kjøretøy i operasjonen, fra små varebiler opp til store trailere. 175 av de ansatte er sjåfører, 300 jobber på lagrene mens resten jobber på arenaene eller andre steder der utstyr skal leveres.

Møblerte hel by

En av de største enkeltoperasjonene har vært å møblere deltakerlandsbyen i OL-parken. Landsbyen har plass til rundt 16.000 mennesker og er dermed på størrelse med Kristiansund.

Møblene til landsbyen er produsert i Malaysia, fraktet til havnen i Tilbury, montert og utplassert. Alt i løpet av noen små måneder fra oktober i fjor. Blant det som er montert og utplassert er 16.000 senger, 11.000 sofaer, 9000 garderobeskap og 5636 saccosekker. Etter lekene skal deltakerlandsbyen gjøres om til 3600 leiligheter.

Med så store mannskaper bundet opp i en ekstraordinær og intens oppgave, er en av utfordringene at UPS’ vanlige kunder i England ikke blir skadelidende under lekene.

- Vi har gjennom et eget opplegg sikret at normal forretningsdrift kan fortsette under lekene, forsikrer Irving.

- Vi har laget et eget kontinuitetsteam med ansvar for at den daglige driften går smidig, og de har jobbet tett sammen med LOCOG og Transport for London (TfL) for å sikre at forberedelsene er gode nok til å takle effekten OL har på våre ruter.

Blant annet har UPS laget en oversikt over hvilke veier og områder som blir mest påvirket, og vurderer hvor leveranser bør flyttes i tid og hvilke ruter som bør justeres. Samtidig bruker UPS flere transportmidler enn vanlig under lekene. Blant annet vil mye bli levert av bud til fots eller på sykkel, og antall ansatte i de berørte områdene vil økes.

London er i utgangspunktet en by med ekstrem trafikk og høy belastning på infrastrukturen. Beregninger viser at trafikken vil øke med 30%, mens gjennomsnittshastigheten på viktige veier i perioder vil falle til rundt 20 km/h.

Leverer om natten

Men Irving mener at trafikk ikke vil være blant de største utfordringene for UPS under selve lekene, til tross for at langt flere mennesker enn normalt vil bevege seg rundt i storbyen.

- Vi er heldige siden store deler av leveransene kan gjøres nattestid, når det ikke er tilskuere i anleggene.

En stressfaktor som mange imidlertid ikke tenker over, er at etter at OL og Paralympics er over. Så skal alt ryddes på plass igjen.

- Etter lekene gjør vi mer eller mindre hele operasjonen i revers. Det vi har hatt 4-5 måneder på å utplassere vil vi ha et par uker på å returnere. Noe vil fraktes tilbake der det kom fra, mens andre gjenstander vil få en ny plassering. Det er en vel så stor utfordring, sier Irving.

Om UPS vil fortsette å samarbeide med OL-arrangører også i fremtiden, vil ikke Irving si for mye om nå før lekene.

- Etter desember 2012, når alt etter planen skal være helt ferdig, vil vi evaluere det vi har fått til før vi tar eventuelle nye avgjørelser om videre olympisk samarbeid, sier Irving.