Lean-tilnærming til innkjøp

Når man snakker om Lean vandrer tankene først og fremst til strømlinjeformede produksjonsbedrifter, men metodikken har også mye for seg i innkjøpsøyemed.

Dette var bakteppet for Nina Linn Ulsteins foredrag under NIMA-dagene. Ulstein er konsulent i PA Consulting Group, men har også bakgrunn som førsteamanuensis ved NTNU og har doktorgrad i verdikjedeoptimering.

Lean-filosofien har sitt utspring i bilproduksjonen i USA på 1920-tallet og har siden gjennomgått en gradvis modningsprosess, ikke minst i Japan under fremveksten av det som siden er blitt kalt Toyota Production System på 50-tallet og med lanseringen av begrepet Six Sigma i USA hos Motorola på 80-tallet. Forbedringer baserer seg på fakta og målbare størrelser, ikke på antagelser.

Snakker man om Lean er det med andre ord snakk om flere ulike tilnærminger, men én ting står sentralt: Systematisk arbeid for å minimere svinn, det som i andre språkdrakter kalles ”waste” eller ”muda”. ”Waste” er definert som alle ressurser som brukes som ikke leder direkte til en tjeneste eller produksjon av et produkt som kunden ønsker, når kunden ønsker det. Satt på spissen vil det å hente en innkjøpsfaktura fra printeren bli betraktet som svinn, da dette ikke gir noen verdi for sluttkunden.

Hvordan kan man så benytte Lean-tankegangen i innkjøp?

- Et eksempel er å etablere varige relasjoner med leverandører og samarbeidspartnere, der man lett kan tenke seg at den varige karakteren på forholdet legger til rette for bedre kvalitet, bedre betingelser og on-time leveranser. Dette fordi man snakker om en kontinuerlig prosess som utvikler seg over tid, sier Ulstein.

- Slik skiller Lean seg fra for eksempel Strategic sourcing prosjekter som gir umiddelbare resultater og krever få interne endringer, men som ikke nødvendigvis adresserer underliggende årsaker, forklarer hun og kommer med følgende eksempel: Gjennom å legge til rette for økt konkurranse gjennom effektive og transparente anbudsprosesser oppnår man lavere priser, men man risikerer samtidig å ”knekke ryggen” på viktige underleverandører.

- Lean sourcing sikrer at man har fokus på å minimere totalkostnaden for bedriften, ikke bare varekostnaden, påpeker hun.

- Å kombinere Lean med strategisk sourcing kan veien å gå, mener hun.

- Og går man for Lean er det viktig at den er forankret i hele organisasjonen. Lean kan ikke bare bli dyttet på utenfra, men må bli ”dyrket frem” internt. Det er viktig å få med hele organisasjonen for å realisere det fulle potensialet.