På tide å ta i bruk flåtestyring?

Flåtestyringsløsninger til transportbransjen er i kraftig vekst og har vært gjennom en stor utvikling de siste årene. Mange av løsningene på markedet gjør også transportørene i stand til å dekke stadig økende informasjonskrav fra kundene, men en slik investering er ikke uten fallgruver.

Publisert Sist oppdatert

I Moderne Transport nr. 4/11 kunne vi lese at det nå går mot en boom for utstyr til flåtestyring og biladministrasjon. Antall tilbydere av denne type produkter har nærmest eksplodert de siste årene, og funksjonaliteten og kvaliteten på løsningene har blitt betraktelig bedre sammenliknet med hva som fantes på markedet for bare få år siden. Mange av dagens løsninger inneholder også funksjonalitet som gjør transportørene i stand til å dekke kundenes stadig høyere krav til informasjon. Dette gjelder sporing av gods, detaljerte miljøregnskaper – gjerne på ordrenivå, logging av temperatur og måling av leveringspresisjon for å nevne noe.

Flåtestyring for “alle”

Mens de store aktørene i bransjen har benyttet seg av flåtestyringsløsninger en god stund allerede, har det tatt lenger tid for små- og mellomstore transportører. I en bransje preget av små marginer og en hektisk hverdag er det lite overskudd av både tid og penger til å bruke på IT-investeringer. Etter hvert som flåtestyringsløsninger nå er i ferd med å bli standard hyllevare ser vi at priser på både hardware og software synker, og at systemene blir mer funksjonsrike, enklere i bruk og krever mindre støtte til drift og vedlikehold.

I løpet av de nærmeste årene tror vi denne typen løsninger blir å regne som standard i bransjen. Uten gode flåtestyringssystemer risikerer man å bli hengende etter, med dårligere service og høyere kostnader som resultat. Spesielt tror vi at økonomikjøringsmoduler kan bli ettertraktet, og med dagens stadig økende drivstoffpriser kan investeringen vise seg å gi rask tilbakebetaling.

Velg riktig leverandør!

Det finnes i dag en rekke ulike løsninger på markedet. En svensk undersøkelse fra 2010 viser til 21 frittstående aktører på det svenske markedet. I tillegg kommer bilfabrikantenes egne systemer. Selv om søta bror ligger flere år foran oss i denne sammenheng er det likevel mye å velge i også på denne siden av grensen. Det kan være lett å gå seg vill i jungelen av funksjoner og tekniske spesifikasjoner. Valg av løsning og leverandør er imidlertid et svært viktig valg, da systemene har forskjellig funksjonalitet, og er “eksperter” på hver sine områder.

Et av de viktigste spørsmålene transportørene må stille seg når de vurderer investering i en flåtestyringsløsning er hva som er hovedformålet med investeringen. Skal man hovedsakelig oppnå bedre effekter innen økonomikjøring, eller er hovedfokuset bedre utnyttelse av bilflåten, sporing av gods for kundene eller reduserte administrasjonskostnader? Svaret på spørsmålet kan variere fra transportør til transportør, avhengig av hvilke kunder man har, hva slags gods man transporterer og om man driver med eget materiell eller i stor grad benytter seg av frittstående leietransportører.

Mange muligheter

I tillegg til å velge en leverandør som er ekspert på hovedfunksjonaliteten må man heller ikke glemme viktige tilleggsfunksjoner. Mulighetene er mange, men kan variere fra leverandør til leverandør. Navigasjon via GPS, temperaturovervåkning, timeregistrering og automatisk nedlasting av ferdskriverdata er noen mulige tilleggsfunksjoner som finnes. Like viktig som å avdekke hvilke muligheter som finnes, er jobben med å vurdere hvilke funksjoner man skal utelukke eller utsette. Desto flere funksjoner man tar i bruk, desto høyere krav stilles til hardware, og ikke minst til kompetanse hos sjåførene. Det kan være lett å legge ambisjonene for høyt i en oppstartsfase.

Utfordrende arbeidsmiljø

Til tross for leverandørenes lovnader om godt utprøvde løsninger skal man ikke undervurdere kompleksiteten til denne type systemer. Implementering av tradisjonelle IT-systemer kan være krevende nok. For flåtestyringsløsninger har man en rekke andre utfordringer i tillegg. Blant annet vil support til sjåfører og reparasjon og vedlikehold av hardware vanskeliggjøres av at bilene befinner seg langt unna terminalen eller kontoret – gjerne spredt over hele landet.

Det er heller ikke uvanlig at tekniske problemer melder seg. Hardwaren som installeres i bilene befinner seg i et utsatt miljø, med risting, støv og temperatursvingninger som øker faren for feil. Systemene må også operere over trådløse mobilnett av varierende kvalitet, og kanskje også over landegrenser. En god leverandør bør løse alle disse utfordringene tilfredsstillende, men den kjøpende part bør ikke undervurdere viktigheten av en god referansesjekk, og gjerne ta seg tid til ett eller flere besøk hos eksisterende kunder og lære av deres erfaringer.

Lønnsomhet

Investering i flåtestyringsløsninger kan vise seg å bli en lønnsom affære med kort tilbakebetalingstid. Likevel kan man, i likhet med andre IT-investeringer, også oppleve en svakere lønnsomhet enn forventet. Det er flere årsaker til dette. For det første er forventningene ofte i høyeste laget – gjerne drevet av ivrige selgere. Dessuten er det lett å overvurdere effekten man får av systemene alene, uten at man ser på hvilke tilpasninger som kreves i bedriftens eksisterende prosesser og rutiner.

En vanlig fallgruve er å forsøke å gjøre dagens papirbaserte rutiner elektroniske, snarere enn å tenke nytt og se med åpne øyne på hvilke muligheter som finnes i den nye løsningen. “Å asfaltere krøtterstier” brukes gjerne som begrep om førstnevnte praksis. Det er også viktig å huske på at nye arbeidsoppgaver kommer til samtidig som gamle oppgaver faller fra. Spesielt gjelder dette i administrasjonen, hvor innsamling og analyse av data blir viktigere, mens arbeidet med selve transaksjonene forenkles. Målsetningen bør være å bruke tiden på mer verdiskapende arbeid, snarere enn å “kutte hoder” raskest mulig.

Implementering og drift

Det er viktig å understreke behovet for en intern prosjektorganisasjon som har det overordnede ansvaret for implementeringen, og som fungerer som et fast kontaktpunkt for både brukere og leverandører. Det er også kritisk med god forankring og støtte i ledelsen, spesielt når det gjelder arbeidet med nye prosesser og rutiner.

Som kjøper av en flåtestyringsløsning kan man også bli stilt overfor spørsmålet om man skal drifte løsningen selv, eller om all administrasjon av systemet skal settes bort til leverandøren, eller en annen tredjepart. Her finnes det ikke noe fasitsvar, og svaret avhenger blant annet av transportørens størrelse og kompetanse og leverandørens tilbud og priser. Før man ser seg blind på prisen er det imidlertid viktig å huske på at man ved å fordele arbeidet på flere parter fort kan pulverisere ansvaret dersom noe ved løsningen ikke fungerer.

Skal, skal ikke?

Ved å velge rett leverandør, gjennomføre en solid planleggings- og implementeringsfase og lage nye prosesser og rutiner kan man få store effekter av et flåtestyringssystem. Spørsmålet er vel heller ikke lenger om man bør investere i denne type løsninger, men snarere om man skal tørre å la være.