Høyteknologisk samvirkelag

- Uten skikkelige IT-systemer ville vi aldri vært der vi er i dag, sier IT-ansvarlig Kjell Øyvind Værnes i Transport-Formidlingen (TF).

På ti år har selskapet doblet omsetningen. Samtidig markerer TF at det er ti år siden de sammen med Hands og bygde det som i dag er kjent som «transportskallet» i ERP-systemet Microsoft Dynamics AX.

For ordens skyld: Hands byttet nylig navn til Advania, noe vi fra nå av tar hensyn til i denne artikkelen. Selskapet het for øvrig Nett.2.3 (!) da de i 2002 sammen med TF bygde transportskallet til daværende Navision Axapta, nå Microsoft Dynamics AX.

Kompleks drift

Få, om noen, transportbedrifter kan vise til like kompleks drift som Transport-Formidlingen (TF) på Grorud i Oslo. Selskapet er et av Norges største innenfor transport og omsetter årlig for 500 millioner kroner. Men TF eier ikke en eneste bil og har bare 20 ansatte.

Selskapets jobb er å formidle oppdrag til sine eiere, 175 bileiere med til sammen 350 biler, organisert som et samvirkelag (SA).

TF håndterer både ordremottak og økonomi for bileierne fra kontorene på Grorud.

Innenfor førstnevnte kategori er det mildt sagt nokså uensartet. TF påtar seg alt fra enkeltstående ad hoc-laster til industrielle samarbeidsavtaler med samlasterne. (Ca. 60-70 av bilene kjører for Bring, Tollpost, Schenker og Ontime.)

Det avanserte ERP-systemet har også gitt selskapet muligheten til å gå fra å være en ren formidler, til å overta transporten for store selskaper med kjørekontor hos kunden.

I et slikt villnis av oppdrag er det viktig å ha orden på datafangsten. Derfor bør det ikke være noen overraskelse at samvirkelaget på Grorud har vært og er en pioner innenfor IT i logistikkbransjen. Og trekkes frem som kundereferanse av både Advania og Microsoft.

Registrerer data én gang

TF er både kunde og samarbeidspartner med Advania og har altså vært det siden 2002.

- Vi bestemte oss tidlig for å være best, og Advania var med på notene. Fra 4. februar 2002 satt Advanias utvikler i kjelleren hos oss, nesten døgnet rundt, sier prosjektleder hos TF, Bjarne Oleivsgard.

1. januar året etter ble Axapta 4.5, transportmodulen i dagens Dynamics AX, satt i drift. Siden har de to selskapene videreutviklet systemet sammen.

- For TF er det en stor fordel å kunne registrere data bare én gang, i én felles database. Det forenkler gjenfinning av data. Vi kan hvor som helst søke på data og finne igjen nødvendig info. ERP-systemet gir oss mulighet til å ha kontroll med hele verdikjeden som igjen betyr at feilkilder kan elimineres, sier Værnes.

- ERP er limet

Det avanserte ERP-systemet gir enkel oversikt over tusenvis av oppdrag for TF. Samtidig er fakturasystemet Compello-integrert. Både sjåfører og administrasjon kan søke seg frem til data, samt få oversikt, for eksempel over hvor mye penger de har tjent innenfor en periode, eller om hvor mange oppdrag som står i kø.

- Sjåførene får nye ordrer automatisk ut til bilene mens de er på veien. Oppdrag utkvitteres og rapporteres umiddelbart etter ferdigstilt oppdrag, og all informasjon sendes tilbake til databasen hvor det klargjøres til fakturering, forteller Værnes.

Alle inngående fakturaer fordeles via systemet samme dag som de kommer inn. Før innføringen måtte alle fakturaer kopieres og stemples før de kunne sendes ut i sirkulasjonskonvolutter mellom formidlere, sjåfører og kunder — noe som var tidkrevende, og ofte vanskelig å spore tilbake igjen.

- ERP-systemet er limet mellom kunden, bileier og oss, sier Værnes.

Neste er 4.6

TF satte allerede i 2002 strenge krav til driftssikkerhet og oppetid, og løsningen har ikke hatt noe uforutsett nedetid siden implementeringen og oppdateringene.

Allerede i 2006 ble hele løsningen løftet over på web.

- Nå jobber vi sammen med Advania for å utvikle transportskallet videre, til det vi kan kalle 4.6-versjonen, sier Oleivsgard.

Han er full av lovord om Advania.

- Advania er med tiden blitt en stor aktør, og transportdelen utgjør en forholdvis begrenset del av virksomheten deres. Men vi har vært klare og tydelige fra dag én, og fått god respons på det. Vi er opptatt av hva kunden etterspør - ikke nå, men om ett år – og den tankegangen deler Advania.