Fortere i svingene for Subaru

Ordene tilhører Leif Madsberg, finansdirektør hos Subaru Norge AS, en av landets få privateide bilimportører. Årlig omsetter selskapet rundt 3000 biler fra den japanske produsenten på det norske markedet. Selskapet er en rendyrket importbedrift, der ca. 50 uavhengige forhandlere er selskapets kunder. Bilene tas imot på kaia i Drammen og sendes rett til forhandler, mens reservedeler og utstyr til bilene distribueres ut fra selskapets hovedkontor og lager på Skytta i Nittedal.

- Som privateid importør kan ikke vi dra fordel av noen global løsning på IT-siden, forteller han.

Microsoft Dynamics AX

De siste 12 årene har selskapet benyttet IBM-systemet AS 400 og Løsning 1 som sin plattform.

- Det var et enkelt system som alle var “husvarme” med. Men det var også et gammeldags system som vi har flikket på i årevis. Det ble vanskelig å finne kompetansen til å videreutvikle det, og vi vurderte det som en risikofaktor for hele selskapet. Derfor ønsket vi å bytte. Vi hadde 4-5 tilbydere inne, men til slutt falt valget på Peritus Auto Solution, forteller Madsberg. Totalt har selskapet investert rundt 5 millioner kroner i omleggingen, der oppetid har vært en vesentlig faktor.

I juni 2011 gikk bilimportøren live med Peritus Auto Solution, en bransjeløsning levert av Microsoft-partner Peritus AS. Den baserer seg på ERP-løsningen Microsoft Dynamics AX 2009, integert med Microsoft Sharepoint, Microsoft Dynamics CRM, rapporteringsapplikasjonen Targit og det elektroniske dokumenthåndteringssystemet Compello.

- Målet vårt er å ha mest mulig hyllevare og minst mulig tilpasninger. Det gjør det enklere og rimeligere over tid. Så har vi selvfølgelig behov for en god del skreddersøm, men det gjør vi nå på en plattform som ikke er leverandøravhengig, poengterer Madsberg.

Spesiell bransje

En bil er et unikt produkt. Det er mange mulige konfigurasjoner, og krav til å skaffe reservedeler i hele levetiden. Det gjør at IT-systemene som skal håndtere bilimport må være svært fleksible.

- Dette er framtiden for oss. Vi har samlet alt i ett system, framfor mange ulike applikasjoner fra ulike leverandører. Det gir oss bedre trygghet og ikke minst en mer solid plattform å stå på for å takle nye utfordringer.

Peritus Auto Solution har et kundebasesystem som holder orden på brukerne, samt et komplett økonomi og ledelsesstyringssystem. Datakuber med salgstall til selgere og ledelsen oppdateres hver natt. Og med Microsoft Dynamics AX som plattform vet Subaru Norge AS at det vil være enkelt å videreutvikle systemet.

- Vi har investert rundt fem millioner i programvare, inkludert utviklingskostnader. Løsningen kjører på virtuelle IBM PowerSystems-servere som overvåkes av vår driftspartner Datacompaniet. Dermed har vi en partner på maskinvare og en på programvare, og det gjør hverdagen vår mye enklere, sier Madsberg.

Smidig overgang

En overgang fra tekstbasert databehandling og grønne skjermer til moderne Microsoft-teknologi har gått greit.

- Vi er opptatt av at det skal være enkelt å handle med oss, og da er et brukervennlig IT-system svært viktig. Så langt virker de vi snakker med fornøyd, til tross for nye tastetrykk og begreper, sier han.

Ved hjelp av SharePoint-teknologi logger forhandlerne seg på løsningen via en nettleser. Gjennom nettportalen får de tilgang til ordre, faktura, lister og annen relevant informasjon.

Den største endringen i forhold til det gamle systemet ligger i håndtering av garanti og service. Et viktig område for sluttkundene. Her er mye forbedret i den nye versjonen.

- Vi har heldigvis fått gode tilbakemeldinger på at denne delen er både tidsbesparende og enkelt å bruke, forteller finansdirektøren.

Utfordringer

Den nye IT-plattformen har kun vært i drift i 3 måneder, de store gevinstene er dermed vanskelig å måle.

- Tilbakebetalingstid (ROI) er det vanskelig å si noe om, og oppgraderingen stiller store krav til organisasjonen, også forhandlerne våre. Men fleksibiliteten vi får vil være viktig fremover. Og etter å ha “skiftet hjertet” vil vi høste effektivitetsgevinster. På logistikksiden ser man det allerede. Vi har også skiftet til håndterminaler og strekkoder.

- Det var lite plukkfeil også før, men nå blir det jo nærmest umulig, sier lagersjef Vilmar Nilsen mens han viser oss rundt på det2500 m2store lageret.

- Hvis man er litt uoppmerksom og plukker feil vare blir man varslet. Blir det plukkfeil nå skyldes det snarere at man plukker feil antall enn feil varer, sier han. Han setter stor pris på effektiviseringen av prosesser og rutiner.

- Jeg er skeptisk av natur, men omleggingen har slått heldig ut på lageret. Blant annet forenkler man varetellingen betraktelig, tilføyer han.

På lageret er det enhver tid ca. 15.000 aktive deler.

- Alle deler det går minst tre av i løpet av et år etterstreber vi å ha på lager, sier han. Med mange smådeler på lageret vurderes det fortløpende om man også skal investere i vareheiser for å effektivisere ytterligere.