«Dette er vår Facebook»

Her viser adm. direktør Tommy Horn Bevolas nye og effektive våpen i kampen om nye kunder og prosjekter. I det egenutviklede, «lukkede» sosiale nettverket Podio får bare de som trenger informasjonen, eller har noe å bidra med, tilgang. – Dette er vår Facebook, sier Horn.

Publisert Sist oppdatert

Bevola tilbyr rundt 12.000 forskjellige produkter til hovedsakelig transportrelaterte bransjer. Eksempler er påbyggerbransjen, tilhengerprodusenter og bilverksteder. Hovedkontoret er i Ringsted i Danmark, men selskapet har kontorer i Norge (Larvik) og Sverige (Växjö) også. Spredningen av kontorer og kunder var også mye av grunnen til at Bevola utviklet Podio.

Det er lett forståelig at Horn refererte til Facebook da han demonstrerte Podio for Moderne Transport. Mange av funksjonalitetene er tilsvarende det verdenskjente sosiale nettverket. Designet på Podio-siden demper heller ikke «linken» til Facebook. Men mens mange Facebook-brukere kniver om å ha flest mulig venner i egen liste, ofte også venner man ikke kjenner, er Podio utviklet for å inkludere de rette deltakerne i et helt konkret prosjekt.

Slik fungerer det

I Podio opprettes et såkalt «space» kun for et dedikert prosjekt. I prosjektet får kunden tilgang sammen med nødvendig involverte fra Bevola. Det trenger ikke nødvendigvis å være de samme personene som knyttes til prosjektet i hele perioden. Noen kan komme til, mens andre kan tas bort etter at de har bidratt med sitt. Personene byttes inn og ut alt ettersom hvordan prosjektet går og hvilke utfordringer som melder seg. Uvedkommende får ikke tilgang.

I «spacet» diskuteres det aktuelle prosjektet. «Spacet» benyttes også til å spre informasjon om fremdriften i prosjektet til de rette mottakerne.

- Ettersom vi sitter i Norge, Danmark og mange andre steder, et dette utviklet for å ha best og enklest mulig kommunikasjon. Dette har spart oss for mange reiser, og ved hjelp av Podio har vi avholdt mange viktige møter som vi ellers ikke ville hatt på grunn av avstandene, sier Per Egil Holm.

Holm er daglig leder for Bevola Norge i Larvik, og rapporterer direkte til Tommy Horn som sitter i hovedkontoret i Ringsted, Danmark.

Historikk vedlagt

For Bevola har Podio i stor grad erstattet epost i utviklingen av prosjekter. I Podio-løsningen ligger alltid siste oppdatering øverst, og historikken er listet nedover. Nye brukere ser det samme som de som har fulgt prosjektet hele veien. Man kan også legge ved bilder.

Et annet viktig verktøy Bevola benytter, er «nettviewer» som gjør at man kan gå inn på skjermene til hverandre og diskutere via tekst eller lyd.

Podio kan synkroniseres til Smart-telefoner, noe som betyr at man får den siste utviklingen i prosjektet direkte på telefonen. Dette kan registreres eller om ønskelig besvares.

- Dette handler om å kommunisere på en annen måte. I stedet for at én skal kommunisere til mange, er det mange som kommuniserer til én. I 2015 er målet vårt 500 millioner kroner i omsetning. Det betyr at hver ansatt må omsette for tre millioner kroner. For å klare det handler det om å øke effektiviteten eksternt, mindre tidsforbruk og gjøre færre feil, sier Horn.

Enkelt å komme i gang

Bevola har benyttet Podio internt i rundt halvannet år for å teste ut løsningen, og de siste månedene har kundene sluppet til. Responsen har ifølge Holm vært positiv, og stadig flere vil inn i nettverket.

- Hvilke type oppdrag passer Podio for?

- Alle typer. Enkle forespørsler kan legges inn, og alle som er med i «spacet» kan svare, sier Holm.

Han legger til at det er et enkelt system som ikke trenger store installasjoner. Etter at det ble åpnet for kundene sier Holm at Bevola har fått flere forespørsler og at effektiviteten internt har økt.